Privacyverklaring

20 mei 2021

Wij zijn ElNorado Productions. Wij produceren en optimaliseren websites, online content en muziek. Ondanks dat we in wij-vorm spreken, zijn we een geregistreerd eenmanszaak. We zijn blij met u als klant, personeelslid, zakelijke partner of bezoeker, want net als u, willen we graag ons geld verdienen met de activiteiten waar we passie voor hebben. Hiervoor verzamelen we van u wat persoonsgegevens. Hieronder leest u hoe we met deze gegevens van u omgaan. Dat doen we uiteraard zo zorgvuldig en vertrouwelijk mogelijk.

1 – Over ons:

ElNorado Productions
Memelstraat 3
8232 RK Lelystad
Nederland

KvK: 63332493

Websites: https://www.elnorado.nl and https://www.elnorado.com

Bij vragen over deze privacy verklaring, verzoeken tot inzicht in uw gegevens of klachten over hoe we met uw gegevens omgaan, kunt u mailen naar: privacyinfo@elnorado.com of het contactformulier gebruiken op één van onze websites.

2- Verzameling persoonsgegevens

We verzamelen persoonsgegevens voor diverse doeleinden. We beperken het verzamelen van persoonsgegevens die we nodig hebben voor de doeleinden waarvoor ze verwerkt worden. Wanneer we u verzoeken om informatie aan te leveren, leggen we ook aan u uit waarom we deze informatie opvragen en vragen we uw expliciete toestemming.

Basisgegevens van u:

Voor administratieve redenen verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u:

1. Voor- en Achternaam (contactpersonen)
2. Voorletters
3. Adres(sen) (huisadres, vestigingsadres, postadres)
4. Geboortedatum en leeftijd
5. IBAN
6. PayPal
7. Creditcardnummer
8. E-mailadres(sen)
9. Telefoonnummer(s) (vast en mobiel)
10. Chat handles/nicknames (gebruikersnamen/-nummers) voor chatsystemen, zoals Skype, Teams etc
11. Social Media accounts
12. Website(s) (URLs)
13. Materiaal voor het verwerken van uw opdracht (denk aan documenten, foto’s, teksten)
14. Communicatie (vragen die u aan ons stelt en/of meldingen die u aan ons doorgeeft middels alle communicatiemiddelen (online formulieren, brieven, e-mails, sms/tekstberichten, voicemail, opdrachten via systemen als Trello, Planner))
15. Inloggegevens (alleen wanneer nodig voor het verwerken van uw opdracht)

2a. Basisgegevens van uw bedrijf

Voor administratieve redenen verwerken we (mogelijk) ook nog de volgende gegevens van u als bedrijf:

1. Handelsnaam
2. Handelsvorm (eenmanszaak, BV enz)
3. KvK-nummer
4. BTW-nummer
5. Activiteiten (diensten, producten)
6. Functie (van contactpersonen, indien van toepassing)
7. Visitekaartjes, marketing materiaal (incl promotie e-mails)

2b. Gegevens van sollicitant, personeelslid, zzp-er, freelancer

Wanneer u bij ons solliciteert verwerken we (mogelijk) bovenstaande informatie van u met als (mogelijke) toevoeging:

1. Geslacht
2. CV
3. Motivatiebrief
4. Opleidingsniveau
5. Kopie identiteitsbewijs
6. BSN
7. Burgerlijke staat
8. Nationaliteit
9. Foto

Deze gegevens slaan we alleen op als dat strikt wettelijk noodzakelijk of verplicht is. In alle andere gevallen verwijderen we deze gegevens direct.

3- Verzameling persoonsgegevens websitebezoeker

Via onze websites bieden wij ook allerlei diensten en informatie aan, zowel aan klanten als niet-klanten. Dit bieden wij aan in de vorm van pagina’s op onze website, maar ook (mogelijk) in de vorm van een livechat. Van u als websitebezoeker verzamelen we een aantal gegevens.

3a- Google Analytics

Voor onze analytische data gebruiken wij Google Analytics. Zij verzamelen de volgende data voor ons en bewaren deze 14 maanden na uw websitebezoek op hun servers:

1. uw locatie (plaats, regio, land)
   b. ip adres (geanomiseerd)
   c. welke pagina’s u bekijkt en hoe lang u deze bekijkt
   d. uw besturingssysteem
   e. uw webbrowser
   f. uw surfgedrag (alleen met uw expliciete toestemming)

U kunt deze gegevens altijd via de cookie instellingen van onze websites accepteren of weigeren om af te staan.

Met deze gegevens kunnen we achterhalen hoeveel mensen onze websites bezoeken, welke pagina’s populair zijn en waar. We willen op basis van deze informatie onze websites graag verbeteren. We hebben hiervoor een verwerkingsovereenkomst met Google afgesloten.

In geval dat we gegevens van uw surfgedrag verzamelen wordt een (tracking) cookie geplaatst op uw computer. Het cookie verzamelt deze gegevens zodat we (mogelijke) advertenties, verzorgd door Google Ads, binnen onze website op uw interesses af kunnen stemmen. Zie ook punt 6.

Bekijk hier hoe Google met uw gegevens omgaat: https://policies.google.com/privacy?hl=nl&fg=1

3b- Webformulieren (contactformulieren op onze websites)

Via onze websites kunt u, middels online formulieren, diensten en informatie aanvragen, opdrachten verstrekken, contactverzoeken indienen en reageren (bijv. comments, reviews). Bij elk formulier wordt duidelijk aangegeven welke informatie we van u vragen en er wordt expliciet gevraagd of u akkoord gaat met het opslaan en versturen van uw gegevens via onze website.

Sommige partners van ons, ofwel systemen die we gebruiken, loggen nog extra informatie. Dit wordt hieronder duidelijk gemaakt. Uw ip-adres loggen we om misbruik van formulieren in de toekomst uit te sluiten.

Indien u hier niet mee akkoord gaat, zorgen wij er altijd voor dat u op andere manieren contact met ons kunt opnemen. U bent nooit verplicht om via een webformulier met ons te communiceren.

3b.1- XXL Webhosting

Onze websites worden gehost door XXL Webhosting, met servers die ook bekend staan als Yourwebhoster.com. De door u ingevulde gegevens kunnen, in ons account, op de webserver van XXL Webhosting bewaard blijven tot 12 maanden nadat u het formulier heeft ingevuld.

Kijk op https://www.xxlhosting.nl/voorwaarden om te zien hoe zij met informatie omgaan.

3b.2- WordPress

Onze websites maken (mogelijk) gebruik van het programma WordPress. Wanneer u op onze websites commentaar geeft op een blog of pagina, of u linkt naar een pagina van ons (een zogehete pingverzoek), logt ons WordPress systeem (mogelijk) extra:

1. Uw ip-adres
2. De pagina (link) waarop u ons vermeld, inclusief een kleine preview van de tekst waarin u ons vermeld
3. Datum en tijdstip

Bekijk hier hoe WordPress met persoonsgegevens omgaat: https://automattic.com/privacy/

3b.3- Gravity Forms

Voor onze online formulieren maken we (mogelijk) gebruik van de WordPress plugin Gravity Forms. Dit zijn met name (maar niet exclusief) contactformulieren voor het aanvragen van informatie, afspraken, offertes en e-mailformulieren. Bij het verzenden van uw informatie binnen deze formulieren, logt Gravity Form extra:

1. Uw ip-adres

Uw informatie wordt via Gravity Forms in WordPress opgeslagen en blijft daar 12 maanden staan.

Bekijk hier hoe Gravity Forms met gegevens omgaat: https://www.gravityforms.com/privacy/

3b.3.1- Zapier

Binnen Gravity Forms gebruiken we Zapier om processen te automatiseren op basis van uw verzoek. Bij een normale werking, logt Zapier helemaal niets. Het stuurt uw informatie alleen door naar een volgende app (zie hieronder), maar als het fout gaat wordt het volgende vastgelegd, inclusief alle velden van het door u ingevulde formulier:

1. Uw ip-adres
2. Datum en tijdstip

Bekijk hier hoe Zapier omgaat met gegevens: https://zapier.com/privacy

3b.3.2 – Google Agenda

Bij formulieren waarbij u een afspraak met ons kunt maken, bijvoorbeeld een belverzoek, wordt uw totale verzoek, dus alle velden van het formulier, (mogelijk) ook als afspraak opgeslagen in Google Agenda.

Bekijk hier hoe Google met uw gegevens omgaat: https://policies.google.com/privacy?hl=nl&fg=1

3b.3.3 – Trello

Bij formulieren waarbij u een afspraak met ons kunt maken of u een opdracht verstrekt, wordt uw totale verzoek, dus alle velden van het formulier, (mogelijk) ook als afspraak taak opgeslagen in Trello.

Bekijk hier hoe Trello met gegevens omgaat: https://trello.com/privacy

3b.4- Mailchimp

Voor onze online nieuwsbrieven (mailing lists) maken we gebruik van Mailchimp. Wanneer u zich aanmeld via het aanmeldformulier geeft u zelf toestemming voor het (mogelijk) opslaan van uw basis persoonsgegevens op de Mailchimp server. Dit proces kan ook via e-mail als wij de aanmelding voor u handmatig verwerken.

Soms wordt hier door ons een categorie aan toegevoegd, op basis van het aanmeldformulier dat u gebruikt, zodat we u alleen benaderen met onderwerpen die u echt interesseren.

U kunt zich altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. U kunt ons ook direct aan ons verzoeken. Dan melden wij u voor u af. Mailchimp stuurt u dan automatisch nog 1 controle e-mail.

Bekijk hier hoe Mailchimp met gegevens omgaat: https://mailchimp.com/legal/privacy/

3b.5 WooCommerce

Onze webwinkels draaien (mogelijk) op de WordPress plugin WooCommerce. Deze slaat al uw bestellingen op. U kunt uw gegevens via uw eigen account beheren.

3b.6 Cookies

Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestanden waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. We kunnen er ook mee zien dat u onze site wellicht meerdere keren bezoekt. Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, krijgt u een melding te zien met uitleg over cookies. Wij gaan er vanuit dat u akkoord gaat met het gebruik van deze cookies bij het surfen op onze website.  U kunt overigens via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar het kan dan voorkomen dat sommige dingen van onze website dan niet meer goed werken.

Over de cookies die van andere bedrijven geplaatst worden hebben wij afspraken gemaakt over het gebruik van deze cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de cookies doen. Lees dus ook hun privacyverklaringen.

3b.7 Payment Processors – PayPal, Mollie

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze website, webwinkel en klantenportal, maken wij gebruik van de platformen Mollie en PayPal. Beide platformen verwerken uw naam, adres en woonplaatsgegevens, en uw betaalgegevens zoals uw bankrekeningnummer en creditcardnummer, en mogelijk uw e-mailadres (dat wordt dan gevraagd). Ze hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en behouden het recht voor uw gegevens te gebruiken om hun dienstverlening te verbeteren. In het kader daarvan kunnen zij (geanonimiseerde) gegevens delen met derden. Alle partijen houden zich aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Mollie en PayPal bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan.

Privacy Statement Paypal: https://www.paypal.com/privacy-center

Privacy Statement Mollie: https://www.mollie.com/nl/privacy

4- Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

We hebben bovenstaande persoonsgegevens van u of via openbare bronnen verkregen (zoals social media), omdat u zich bij ons heeft aangemeld als klant, zakelijke partner of sollicitant, bijvoorbeeld omdat u informatie bij ons heeft opgevraagd over ons of onze diensten, maar ook wanneer u onze website (eenmalig of meerdere malen) bezoekt.

5- Waarom hebben we deze gegevens nodig?

Uw persoonsgegevens hebben we nodig voor onze administratie, maar ook om u goed van dienst te zijn, bijvoorbeeld bij het uitbrengen van een offerte. Verder combineren wij uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen met elkaar om u de beste ervaring te bieden op onze websites en mooie producten en diensten samen te stellen. We kunnen hierdoor goed met u mee denken.

We verwerken uw persoonsgegevens afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten u gebruikmaakt, maar voor één of meer van de volgende doeleinden:

1. Om u de mogelijkheid te bieden producten en diensten te bestellen via onze websites en gebruik te maken van al onze functionaliteiten en diensten.
2. Om uw verzoek zo goed mogelijk te verwerken
3. Om u goed en duidelijk te informeren, bijvoorbeeld over uw verzoek, vraag, klacht of bestelling, en zoveel mogelijk op gepersonaliseerd te informeren.
4. Om u te adviseren of ondersteunen
5. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
6. Om uw sollicitatie te verwerken
7. Om uw klacht te verwerken of uw klacht te onderzoeken
8. Om uw vragen/klachten te beantwoorden via social media, chat, e-mail, per post of telefonisch
9. Om te weten te komen welke onderwerpen bij mensen leven en zo te bepalen welke producten of diensten wij gaan testen of controleren
10. Om u gepersonaliseerde nieuwsbrieven te sturen
11. Om onze websites te verbeteren

6- Marketing en reclame

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om uw reclame toe te sturen van interessante aanbiedingen en/of aankondigingen van nieuwe diensten. Wij doen dit via e-mail, websites, livechat, social media, telefoon (of message-diensten als WhatsApp), advertenties, soms per post en via onze klantenportal. U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen deze uitingen. In elke uiting kunt u instructies vinden, waarmee u zich kunt afmelden en u kunt dit aan ons aangeven wanneer wij u bellen.

6a- Google Ads en Google Adsense

We adverteren (mogelijk) met Google Ads of accepteren advertenties op onze websites van Google AdSense. Wij plaatsen hiervoor – alleen met uw expliciete toestemming – een cookie om informatie te verzamelen over uw surfgedrag en delen die informatie met Google om inzicht te kunnen krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Dit doen we dus met het doel om advertenties te kunnen plaatsen op andere websites of advertenties te kunnen bieden op onze eigen website.

Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij staan Google alleen toe de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor de overige Google diensten, zoals de AdSense en AdWords. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Bekijk hier hoe Google met uw gegevens omgaat: https://policies.google.com/privacy?hl=nl&fg=1

7- Delen we deze gegevens?

In sommige gevallen delen we (sommige) gegevens van u. Voor bepaalde diensten werken wij bijvoorbeeld samen met andere bedrijven, ZZP-ers of freelancers. Alleen noodzakelijke informatie en de daartoe wettelijke verplichte informatie wordt met deze partijen gedeeld. Dit geldt voor eventuele administratieve handelingen, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk dat de politie in het kader van fraude-onderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij ook wettelijk verplicht uw gegevens af te geven.

Wanneer we uw gegevens delen, maken we afspraken met hen om te zorgen dat ze deze niet voor andere doeleinden gebruiken. Dit kan zijn op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting. Sommige partners zijn gevestigd buiten de Europese Unie. Ook met hun zijn er afspraken gemaakt over geheimhouding en gebruik. Geen van deze partijen hebben van ons toestemming gekregen om uw gegevens voor commerciële doeleinden te gebruiken. Ook spreken we met hen af dat uw gegevens verwijderd worden, zodra ze niet meer nodig zijn.

7a- Hostingdiensten en supportverzoeken mbt hosting

Wij bieden diverse hostingdiensten aan in samenwerking met XXL Webhosting. Hiervoor delen we (mogelijk) een deel van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld om te zorgen dat u zelf eigenaar wordt van uw eigen domeinnaam of omdat we zelf uw probleem niet opgelost krijgen. XXL Webhosting is ook een Nederlands bedrijf. Kijk op https://www.xxlhosting.nl/voorwaarden om te zien hoe zij met informatie omgaan.

Zie ook punt 3b.1 voor meer informatie over deze partner.

8- Omgang persoonsgegevens en bewaartermijnen

We gaan zorgvuldig met uw gegevens. We zijn verplicht uw gegevens goed te beveiligen en te kunnen herstellen. Hiervoor zorgen wij dat onze systemen up to date blijven door zoveel mogelijk gebruik te maken van automatische updates. We maken wekelijks backups van onze ICT-systemen, die de vorige backup altijd overschrijft. Post of notities op papier worden altijd door de papierversnipperaar gehaald, voordat ze in gesplitste partijen aangeboden worden voor recycling.

Via de website zorgen wij dat uw gegevens bij ons beveiligd zijn door onder andere SSL-encryptie toe te passen en een sterk wachtwoordenbeleid te hanteren.

We nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Dit eisen we ook van partijen waarmee we mogelijk uw gegevens gedeeld hebben.

Binnen ons interne systemen en/of archieven blijven opdrachtformulieren en de bijbehorende communicatie en projectdocumentatie voor maximaal 5 jaar bewaard, nadat opdracht verstrekt is en nadat de samenwerking beëindigd is. Eventuele planborden, bijvoorbeeld via Trello of Planner, worden sneller gearchiveerd.

Binnen onze webwinkels blijven bestelformulieren bewaard zolang de webshop bestaat en (mogelijk) tot maximaal 5 jaar daarna.

Bij het reageren op een blog, artikel of andere teksten door middel van de commentaar-formulieren blijven uw commentaren doorlopend zichtbaar op de website. U kunt altijd een verzoek indienen om deze onzichtbaar te maken of te verwijderen via privacyinfo@elnorado.com.

Zie ook punt 3 voor meer bewaartermijnen.

9-Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons verwerkt worden.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen kopieën enkel naar het e-mailadres, dat bij ons reeds bekend is. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of per post wilt ontvangen, kunnen wij u vragen om u te legitimeren.

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien of te laten aanpassen of beperken. U kunt hiervoor contact met ons opnemen. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens, tenzij u al deze gegevens ook al in kan zien in dashboards of klantenportals.

10- Wijzigingen in deze Privacy Verklaring:

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze websites zijn verbonden.

11- Klachten:

Meld klachten altijd bij ons via privacyinfo@elnorado.com of het contactformulier op één van onze websites. We helpen u graag verder. Mochten wij er toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.